Les groupements de droit privé (Société, association, groupement d’intérêt économique…) peuvent choisir entre tenir leur assemblée d’approbation des comptes hors la présence physique de leurs associés (membres…) ou différer cette tenue au-delà des six mois qui suivent la clôture de l’exercice.
Prises sur habilitation de la loi d’urgence sanitaire adoptée il y a peu pour freiner l’épidémie de Covid-19 (1), 2 ordonnances viennent d’être publiées au journal officiel. Elles offrent pour l’essentiel de:
- Recourir, à titre exceptionnel, à des modes alternatifs de tenues de l’assemblée d’approbation des comptes (Assemblée générale…) par conférences téléphoniques, visioconférence, consultations écrites. (2)
- Reporter la tenue de l’assemblée au-delà des six mois qui suivent la clôture de l’exercice. (3)
Tenir l’assemblée sans réunir les membres :
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou, le cas échéant, le représentant légal de la société agissant sur délégation de cet organe) peut décider que celle-ci se tiendra hors la présence physique des participants (membres de l’assemblée et autres personnes ayant le droit d’y assister : par exemple, commissaires aux comptes).
- Dans ce cas, les membres de l’assemblée pourront participer ou voter selon les modalités fixées par l’auteur de la convocation (par exemple : envoi d’un pouvoir, vote à distance ou, si l’auteur de la convocation le décide, visioconférence ou recours à des moyens de télécommunication). Les décisions seront alors considérées comme régulièrement prises. (art. 4, al. 2).
- Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent être aviséspar tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité (art. 4, al. 3).
- Le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des participants à l’assemblée est possible, y compris pour faire approuver les comptes annuels et même en l’absence de clause statutaire l’autorisant ou en présence d’une clause statutaire prévoyant la tenue d’une assemblée. (voir ci-dessous)
- Les moyens techniques mis en œuvre doivent alors transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations (Ord. 2020-321 art. 5), comme c’est le cas pour les assemblées auxquelles, en vertu des statuts, il est déjà possible de participer par visioconférence ou par des moyens de télétransmission permettant l’identification des participants. (4)
Faire approuver les comptes au-delà des 6 mois après la clôture de l’exercice :
- L’ordonnance réserve cette mesure de faveur aux groupements clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 23 juin 2020 (art. 3, II). En sont néanmoins exclus les groupements dont le commissaire aux comptes a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 (art. 3, I).
- Aux termes de l’ordonnance, le délai imposé par les textes pour tenir l’assemblée d’approbation des comptes (dans les six mois de la clôture de l’exercice) est prorogé (prolongé) de trois mois (art. 3, I).
Réf.
*Ord. 2020-318 et 2020-321 du 25-3-2020 : JO 26 textes nos 41 et 47
1 Loi 2020-290 du 23-3-2020 : BRDA 7/20 inf. 26
2 Ord. 2020-321 du 25-3-2020
3 Ord. 2020-318 du 25-3-2020
4 C. com. art. L 225-107, II et R 225-97 pour les sociétés anonymes et, sur renvoi de l’art. L 226-1, pour les sociétés en commandite par actions ; art. L 223-27, al. 3 et R 223-20-1 pour les SARL.
