Cette période de creux contrainte par la crise sanitaire peut être l’occasion pour nos associations de reposer ses fondamentaux et se projeter dans les prochaines années. Travailler son projet associatif est une démarche constructive et prospective. C’est un exercice indispensable pour le développement d’une association. Voici les grandes lignes de la démarche à mettre en place.
Le projet : facteur d’identité collective et outil de pilotage
Un projet est un ensemble d’actions coordonnées entre les différentes parties prenantes d’une organisation humaine. Il s’inscrit sur une durée définie et acte des ressources et des moyens à mobiliser pour le réaliser. Tout projet se caractérise par des objectifs politiques et opérationnels définis préalablement, par des actions ainsi que par un bilan servant à mesurer et comprendre la réalisation du projet.
Le Projet Associatif (PA) est donc l’ensemble des actions organisées dans une association autour des objectifs visés et structurés autour du calendrier de travail partagé.
Formaliser un Projet Associatif permet de discuter et de partager ensemble ce qui contribue à l’identité de l’association et synthétise les axes d’actions futures de l’association, de les formaliser et ainsi de disposer d’un document référence sur une période qui varie généralement entre 2 et 5 ans.
Le Projet Associatif reste une projection vers un futur souhaité en fonction des paramètres dont on dispose à l’instant de sa conception.
Le Projet Associatif apporte de la lisibilité, de la cohésion et permet de regarder dans une direction commune. L’absence de projet associatif formalisé peut laisser la place à un flou et donc à des interprétations différentes entre les administrateurs, bénévoles, salariés… d’une association.
Le Projet Associatif constitue un outil de pilotage de l’association, au même titre que les statuts, un règlement intérieur, une charte, des tableaux de bord…
Ne pas disposer d’un projet associatif ne signifie pas que l’association dysfonctionne. Cependant l’écriture d’un PA permet de fédérer, clarifier et s’organiser collectivement.
L’association : une multitude de parties prenantes
La richesse de l’association par la multitude des parties prenantes qui participent au projet peut malgré tout représenter une complexité : comment rassembler et organiser la variété des parties prenantes? L’association est vraisemblablement l’organisation humaine la plus riche et la plus complexe à conduire.
Définition : Une partie prenante est une « personne ou groupe de personnes ayant un point de vue susceptible d’avoir une incidence sur l’organisation »
Concevoir et écrire un projet associatif permet d’associer tout ou partie des acteurs de l’association en les plaçant dans une posture active : chacun.e a forcément un regard, une vision, un avis ou encore une attente sur le projet. Les formuler permet d’enrichir les idées et de ne pas considérer la vision des administrateurs comme univoque. Charge au CA par la suite de réaliser la synthèse de ces idées et propositions collectées pour structurer le projet.
Les idées ou propositions peuvent être collectées par questionnaire, par échange téléphonique, ou encore en disposant d’une boîte à idées dans les locaux de l’association…
La méthode
Télécharger sur le site mda la matrice de projet associatif
Vous pouvez vous appuyer sur l’outil joint qui permet en un coup d’oeil de disposer de l’ensemble des éléments indispensables à une bonne élaboration d’un projet associatif.
Il n’est pas nécessaire de construire une démarche trop contraignante ou exigeante, car elle risque de fatiguer les parties prenantes et pourra être difficile à synthétiser.
1/ Collecter des données sur les réalisations passées de l’association
Collecter et documenter l’histoire de celle-ci est une démarche qui ancre l’identité de celle ci. Sans verser dans la posture du « c’était mieux avant », cultiver votre propre histoire constitue un point d’ancrage vers les futurs projets.
Vous pouvez également vous aider des conclusions et évaluations de vos différents projets précédents si vous en disposez.
Comme précisé plus haut, vous pouvez également interroger les différents parties prenantes qui interviennent dans vos projets et leur demander leur vision, leurs propositions… Cela vous permettra de récolter de la matière et de comprendre ce qui fonctionne, ce qui pourrait être amélioré et développé par la suite.
Enfin pour vous aider à synthétiser vous pouvez construire collectivement un tableau SWOT « forces— faiblesses- opportunités-menaces »
L’objectif est de dégager les lignes de force de l’association à l’instant T, les points de faiblesse dans un contexte donné.
2/ Se mettre au clair sur les valeurs partagées au sein de l’association
Travail indispensable tous les 2-3 ans, l’exercice peut paraître banal mais il est souvent bénéfique de remettre à plat ce que l’on croyait acquis. Le temps altère les représentations et sans un travail régulier sur ce qui unit au sein d’une organisation, on peut vite laisser libre court à l’interprétation de chacun.e.
Vous choisirez 4 à 5 valeurs principales dans lesquelles la majorité se retrouve. Ne noyez pas le poisson en énumérant un catalogue de valeurs qui apportera plus de confusion que la clarification recherchée.
Vous pourrez organiser un petit atelier collectif sur le sujet (1h) au cours d’un CA par exemple.
Définition Larousse :
« Ce qui est posé comme vrai, beau, bien, d’un point de vue personnel ou selon les critères d’une société et qui est donné comme un idéal à atteindre, comme quelque chose à défendre »
3/ Définir des objectifs à 2-3 ans
Par exemple, lutter contre les discriminations, proposer un service solidaire, permettre de développer le lien social entre les adhérents, réinsérer des personnes, accompagner des personnes fragiles…
Il est préférable de définir conjointement 5 grands objectifs qui structurent votre projet associatif sur les prochaines années.
Leur définition demande un travail conjoint, qui permettra de vous mettre d’accord et de clarifier ensemble votre vision.
4/ Commencer à identifier les ressources et les moyens que vous tenterez de mobiliser pour réaliser vos actions (les grandes masses).
Transcrivez ensuite vos objectifs en actions concrètes : quelles actions allez vous mettre en place pour atteindre tel ou tel objectif?
Inutile de rentrer trop dans le détail. Le but du Projet Associatif n’est pas de tout anticiper, de concevoir dès maintenant les actions de demain, mais de dessiner les grandes lignes qui mobiliseront votre énergie.
Cela permet de sortir du coup par coup et de la gestion « à la petite semaine ».
5/ Place du bénévolat / gouvernance
Le bénévolat constitue la matrice du fonctionnement d’une association. Négliger la politique autour du bénévolat est une erreur. Il n’est pas possible de considérer qu’intégrer des bénévoles à son projet se fera « naturellement » par la seule communication de son objet associatif et de ses actions.
De nombreuses études ont démontré que les citoyens s’engagent avant tout pour adhérer à une cause, rencontrer d’autres personnes, prendre du plaisir.
Mettre en place une démarche d’accueil, de formation, de temps conviviaux… sont des éléments fondamentaux pour inscrire dans la durée l’implication des bénévoles au sein de l’association. Et qu’ils y trouvent leur place.
Par ailleurs, la manière dont vous prendrez en compte la façon dont le bénévole souhaite s’impliquer, mieux elle se sentira écouté et intégré au projet.
Vous pouvez également imaginer des fiches de mission, non pas pour encadrer, mais pour donner des repères à vos bénévoles.
Vous pouvez également demander conseil auprès des bénévoles de l’association brétilienne France Bénévolat 35 : https://ille-et-vilaine.francebenevolat.org/
6/ Calendrier
Il est utile de construire un calendrier des actions à mener afin que chacun s’y réfère. Là encore ne pas s’embarquer dans un visuel compliqué et exhaustif.
Conseils à l’écriture et à la mise en page du document de projet associatif
– Confiez l’écriture à une personne de l’association qui a des facilités d’écriture
– Partagez l’écriture sur un outil collaboratif (Drive, Trello, PiratePad…) dans un premier temps
– Confiez la synthèse de l’écriture à une personne de l’association qui a des facilités en la matière
– Relisez et faites relire plusieurs fois
– Vérifiez les fautes d’orthographe avec un correcteur en ligne : Scribens.fr, bon-patron.com
– Privilégier un style concis et lisible. Éviter les grandes phrases. Ne pas vouloir trop en dire
– Aérez votre document
– Illustrez de schémas ou de photos
– 8 pages maximum !
– Ne négligez absolument pas la mise en page : recourir à un graphiste au besoin ou utilisez Scribus (logiciel libre)
– Mettez le document sur votre site internet afin de le rendre accessible à toutes et tous
– Imprimez-le en couleurs sur du papier de qualité
Pour plus d’informations sur le projet association vous pouvez nous contacter raphael.mady@asso-bug.org
