Lorsque le salarié se déplace dans le cadre des missions qui lui sont confiées, l’association lui rembourse ses frais de déplacement. Par ailleurs, si le salarié utilise les transports en commun pour venir au travail, il existe des modalités de prise en charge par l’employeur qui varient selon le mode de transport (bus, vélo, train...).

Les frais de déplacement

• Les frais de déplacement en voiture :
Si le salarié doit se déplacer en voiture pour les besoins professionnels, alors il peut être indemnisé des frais engagés, soit par une prise en charge sur la base du forfait kilométrique défini par l’administration fiscale https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14686, soit sur la base d’un autre forfait instauré par l’association. Dans ce dernier cas, si le barème kilométrique de l’association est supérieur au barème fiscal, alors il faudra que l’employeur (en cas de contrôle Urssaf) soit en mesure de produire les justificatifs de l’utilisation effective de ces indemnités (tickets essence, etc.), car à défaut il doit soumettre ces indemnités à cotisations sociales. Au-delà des frais kilométriques, l’association peut aussi prendre en charge d’autres frais, tels le péage, le parking, etc., sans que ces frais ne soient soumis à cotisations, dès l’instant où il y a présence de justificatifs originaux. 

• Les autres frais de transport (billet de train, d’avion, etc.) 

Pour ces autres frais, l’association peut rembourser le salarié sur la base des justificatifs qu’il remet à son employeur, sans qu’il n’il n’y ait à soumettre ces frais à cotisations sociales. • La note de frais Pour justifier dans la comptabilité de l’association du remboursement des frais du salarié, il est recommandé d’établir une note de frais, à laquelle seront agrafés les justificatifs. Cette note de frais peut être mensuelle ou ponctuelle en fonction de la survenance des déplacements du salarié.

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